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Un documento di fondamentale importanza per la vita del condominio è senz’altro il verbale dell’assemblea.
Il testo in esso contenuto riporta, in modo puntuale, l’attività dell’assemblea nella sua interezza, e pertanto costituisce una prova scritta di ciò che si è deciso.
Il verbale dell’assemblea condominiale deve essere inviato secondo determinate modalità ed entro tempistiche definite, in quanto a seguito della ricezione i condomini hanno la possibilità di agire per eventuali contestazioni.
Ciò premesso, è chiaro che il contenuto incompleto, l’errato invio o, peggio ancora, il mancato recapito possono rappresentare un grosso problema, soprattutto ai fini di possibili impugnazioni, andando a violare i diritti dei condomini.
Che cos’è il verbale dell’assemblea condominiale
Il verbale è un atto ufficiale che registra e cristallizza tutto ciò che è accaduto durante l’assemblea, il luogo per eccellenza in cui vengono prese tutte le decisioni relative alla vita del condominio.
Viene redatto durante la discussione e costituisce perciò la prova scritta e incontrovertibile di quanto è accaduto in quella sede.
In genere, viene stilato dal segretario dell’assemblea o dal presidente, nominati all’inizio dell’adunanza, e anche dall’amministratore, e viene poi firmato dal presidente e dal segretario, a garanzia del fatto che quanto in esso contenuto rispecchi esattamente la discussione avvenuta durante l’incontro.
Che cosa deve contenere il verbale di assemblea
Vediamo ora quali sono gli elementi e le informazioni che il verbale deve contenere per essere valido e corretto. Al suo interno devono essere riportati:
- l’intestazione con i dati del condominio;
- il tipo di assemblea, se ordinaria o straordinaria, e se svolta in prima o in seconda convocazione;
- la nomina del presidente e del segretario;
- i nominativi dei condomini presenti, di persona o per delega, e di quelli assenti, e il controllo delle deleghe;
- il calcolo dei millesimi rappresentati, necessario per il raggiungimento del quorum costitutivo e deliberativo;
- l’elenco dei punti all’ordine del giorno;
- la discussione, punto per punto, redatta in forma riassuntiva, con l’indicazione dei condomini che via via intervengono e di quanto hanno detto;
- le delibere adottate e le spese eventualmente approvate;
- le votazioni, con i nomi, e i relativi millesimi, dei favorevoli, degli astenuti e dei contrari;
- l’orario di chiusura.
Chi deve inviare il verbale di assemblea e con quali modalità?
L’invio del verbale è una responsabilità dell’amministratore. Dopo la stesura in sede assembleare, con l’aiuto del segretario e del presidente, sarà compito dell’amministratore controllare e redigere il verbale definitivo e inviarlo.
Va precisato che non si tratta di un’azione accessoria o facoltativa, ma di un obbligo formale, perché, dato il contenuto, è il solo strumento che consente di avere una prova scritta delle decisioni, delle spese, delle discussioni ecc.
L’amministratore deve inviarlo nel tempo più breve possibile e per farlo deve utilizzare dei mezzi che permettano di dimostrare l’effettivo recapito e la data di ricezione.
Può mandarlo in svariati modi:
- con consegna a mano, con firma per ricevuta del condomino;
- per raccomandata con ricevuta di ritorno;
- via PEC;
- via e-mail.
A chi deve essere mandato il verbale?
Sebbene questa possa sembrare una domanda superflua, in realtà è un passaggio cruciale per le conseguenze che possiede.
Va da sé che il verbale dell’assemblea deve essere recapitato:
- ai condomini presenti in assemblea;
- ai condomini assenti.
Perché è così importante?
I condomini presenti, che quindi hanno seguito la discussione, hanno votato e magari sono anche intervenuti personalmente con dichiarazioni, contestazioni, osservazioni o consigli, avranno la possibilità di verificare che quanto riportato nel verbale corrisponda al vero e a ciò che si è effettivamente svolto durante la riunione.
I condomini assenti, viceversa, potranno venire a conoscenza di quanto deciso, delle delibere, delle votazioni e delle spese approvate.
Cosa succede se non viene inviato o se non viene inviato in tempi brevi
Abbiamo fin qui visto il contenuto del verbale e capito la sua importanza, ma è necessario approfondire le ragioni per cui il corretto invio del verbale di assemblea è un atto fondamentale.
L’articolo 1137 del Codice Civile prevede la possibilità di impugnare le deliberazioni assembleari entro 30 giorni, facendole annullare.
Attenzione: chi ha votato a favore di una delibera non può contestare la decisione presa, mentre possono farlo coloro che non hanno votato favorevolmente, ossia gli astenuti, i contrari e gli assenti.
I 30 giorni previsti dalla legge per opporsi alla decisione decorrono secondo termini diversi a seconda della situazione del condomino, ossia:
- i contrari e gli astenuti hanno 30 giorni di tempo a partire dalla data della delibera, quindi dal giorno dell’assemblea;
- gli assenti hanno 30 giorni a partire dalla ricezione del verbale.
Alla luce di quanto appena esposto, risulta chiara l’importanza sia dell’invio del verbale in tempi brevi, in modo tale che chi volesse opporsi avrebbe la possibilità di farlo entro i termini previsti dalla legge, sia dell’invio secondo modalità che permettano di stabilire la data della ricezione.
L’invio tardivo, o addirittura mancato, del verbale lederebbe il diritto dei condomini alla contestazione.
Anche se non è stabilito un termine esatto per l’invio, è buona norma che l’amministrazione condominiale mandi il verbale nei giorni immediatamente successivi alla riunione, così da permettere a tutti di leggerlo, valutarlo ed eventualmente contestarlo.
Il mancato recapito non rende nulle le delibere approvate, che quindi rimangono valide ed efficaci sul piano pratico, ma rende impossibile l’impugnazione. Paradossalmente, però, se il verbale non viene mai recapitato, non inizia il periodo di 30 giorni possibili per l’impugnazione stessa e potenzialmente può essere contestato anche a distanza di molto tempo perché i 30 giorni non sono mai trascorsi, dal momento che non sono mai iniziati.
Cosa fare se ci sono irregolarità nell’invio del verbale di assemblea
Il modo per affrontare questa situazione va valutato caso per caso.
Se l’amministratore normalmente ha un comportamento corretto e collaborativo e il mancato recapito di un verbale è un comportamento occasionale, per esempio dovuto a disguidi pratici, i condomini possono sollecitarlo in via bonaria ad adempiere al compito.
Viceversa, qualora l’amministratore agisce in questo modo senza motivi reali o magari lo fa in modo reiterato per diverse assemblee, i condomini, alla prima occasione utile, possono revocarlo e nominare un nuovo professionista.
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