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L’assemblea è un momento fondamentale per la vita del condominio, perché è qui che ci si confronta, si discutono problemi e soluzioni, si fanno scelte riguardanti lavori, si approvano spese: insomma è il luogo deputato alle decisioni, che scaturiscono dalla discussione dei punti all’ordine del giorno e dal dialogo tra i condomini e tra questi e l’amministratore.
Data l’importanza dell’assemblea condominiale, è essenziale che si svolga nel rispetto delle normative e con la massima regolarità, correttezza e trasparenza.
Durante l’adunanza, oltre all’amministratore, vi sono due figure, ognuna con un preciso compito, ossia il presidente e il segretario.
Il segretario ha come compito quello di redigere il verbale e quindi documentare nel modo più preciso e imparziale possibile lo svolgimento della riunione.
Cosa dice la legge sulla costituzione dell’assemblea condominiale
Il Codice Civile all’articolo 1136 precisa in quale modo debba essere costituita l’assemblea condominiale e lo fa indicando le maggioranze per la sua validità e le maggioranze necessarie per le deliberazioni, mentre l’articolo 66 delle “Disposizioni per l’attuazione del Codice Civile e disposizioni transitorie” specifica le modalità di convocazione.
Tali norme contengono anche un’altra indicazione, ossia quella relativa alla redazione del verbale.
Il verbale dell’assemblea è obbligatorio e viene poi allegato ai documenti della riunione e al registro dei verbali delle assemblee, tenuto dall’amministratore.
Che ruolo ha il segretario in un’assemblea di condominio
Al momento della riunione, prima del suo inizio, vengono nominate due figure: il presidente e il segretario.
Sebbene spesso vengano confuse, si tratta di due ruoli differenti, anche se entrambe le figure lavorano e collaborano tra loro e con l’amministratore per garantire il corretto svolgimento dell’assemblea.
Mentre il presidente, scelto tra gli aventi diritto alla convocazione e al voto, verifica la validità della costituzione dell’assemblea, dirige la riunione, funge da moderatore e indica durante lo svolgimento dell’adunanza come procedere, il segretario non ha alcuna funzione decisionale, ma ha invece un ruolo documentale di grande importanza: il segretario redige il verbale della discussione, assicurando precisione, chiarezza e trasparenza.
Il segretario viene nominato dal presidente ed è prassi consolidata sceglierlo tra i condomini, anche se in teoria può essere anche una persona terza, come un delegato o un impiegato dell’amministratore.
Cosa fa concretamente il segretario dell’assemblea di condominio
Ma in pratica cosa fa il segretario?
Durante l’assemblea condominiale questa figura svolge le seguenti funzioni:
– redige il verbale in modo chiaro e leggibile, assicurando che quanto riportato corrisponda esattamente a ciò che è stato detto;
– rilegge ed eventualmente corregge il verbale alla fine della stesura, per garantire che la forma sia perfettamente comprensibile;
– controlla che il verbale sia datato e sia sottoscritto dal presidente dell’assemblea;
– firma lui stesso il verbale.
Pertanto la persona prescelta di volta in volta per questo ruolo deve essere affidabile, precisa, attenta durante la discussione, oltre che collaborativa con il presidente.
Verbale dell’assemblea condominiale: come deve essere scritto e cosa contiene
Si tratta di un testo importantissimo, perché testimonia in modo scritto e incontestabile ciò che è avvenuto in assemblea ed è un documento ufficiale che verrà inviato a tutti i condomini, compresi quelli assenti alla riunione.
Il verbale può essere scritto a mano o a computer e deve essere redatto in forma riassuntiva.
Deve contenere:
– luogo, data e orario della riunione e se si tratta di prima o seconda convocazione;
– elenco dei condomini partecipanti, presenti o per delega;
– dichiarazione della validità della costituzione dell’assemblea;
– elenco dei punti discussi;
– indicazione di chi interviene e di cosa dice;
– indicazione delle decisioni prese e dei voti favorevoli, astenuti e contrari per ogni deliberazione;
– firme di segretario e presidente.
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