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I documenti relativi alla gestione del condominio sono gestiti e custoditi dall’amministratore.
Richiedere la loro visione è un diritto di ogni condomino ed è quindi dovere dell’amministratore rispondere a tale richiesta, per garantire la conoscenza condivisa e la trasparenza della sua azione.
L’accesso alla documentazione può essere eseguito solo da soggetti legittimati e deve seguire un certo iter.
Inoltre, bisogna sapere quali sono i documenti che si possono richiedere in visione e quali sono i limiti di questo diritto.
Il rapporto tra condomini e amministratore in relazione a questo aspetto è regolato da diverse norme presenti nel Codice Civile, in particolare gli articoli 1130 e 1130 bis, che riguardano rispettivamente l’obbligo di conservazione della documentazione da parte dell’amministratore e il diritto del condomino di prenderne visione e di estrarne copia.
Chi può richiedere i documenti e con quali modalità
La richiesta di presa visione della documentazione inerente il condominio deve essere effettuata per iscritto, tramite lettera, mail o PEC, deve essere specifica nell’indicare cosa si chiede e deve essere indirizzata all’amministratore.
Il richiedente non è tenuto a specificare il motivo della richiesta o ad avere motivazioni particolari: ogni avente diritto può avanzare la domanda.
Ma quali sono i soggetti legittimati?
Possono fare richiesta:
- i proprietari delle unità immobiliari;
- i comproprietari;
- gli inquilini, solo se delegati dal proprietario;
- gli ex proprietari, solo per i documenti relativi al periodo in cui erano proprietari;
- i coniugi titolari del diritto di abitazione;
- i professionisti, quali avvocati e consulenti nominati da un condomino, solo con delega scritta del proprietario.
Quali documenti si possono richiedere all’amministratore?
La regola generale prevede che sono accessibili tutti i documenti che riguardano il condominio e la posizione del singolo condomino richiedente.
In dettaglio, si possono chiedere all’amministratore:
- i verbali di assemblea;
- i rendiconti e i relativi documenti, quali estratti conto, fatture ecc;
- i registri del condominio, ossia il registro contabilità, l’anagrafe condominiale, il registro di nomina e revoca dell’amministratore;
- i contratti relativi a forniture, manutenzione, finanziamenti, assicurazioni;
- la documentazione edilizia in possesso del condominio, quali certificazioni urbanistiche, progetti, agibilità, titoli abilitativi come SCIA e CILA;
- la documentazione tecnica, come perizie, relazioni, certificazioni degli impianti.
Cosa deve fare l’amministratore di fronte alla richiesta di un condomino?
L’amministratore, come detto in precedenza, ha il dovere di permettere la visione della documentazione richiesta, se proviene da un soggetto legittimato e nelle forme corrette.
L’accesso ai documenti può avvenire con diverse modalità:
- presso lo studio dell’amministratore, in giorni e orari concordati tra le parti;
- tramite piattaforme on-line di gestione, accessibili con nome utente e password forniti a ciascun condomino;
- con invio per mail al richiedente.
Il condomino può anche chiedere una copia a proprie spese del documento visionato, a meno che l’accesso sia avvenuto on-line senza costi vivi.
Se invece avviene in altre forme, il condomino deve rimborsare le spese per la spedizione postale della copia cartacea, per le stampe o per il CD o pen drive USB su cui il documento viene copiato.
L’unico limite per l’accesso ai documenti è costituito dal principio di riservatezza.
Un condomino, infatti, non può chiedere di visionare documenti che riguardano altri condomini, cioè che contengono dati personali, sensibili o esclusivi di altri.
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